Näin taltutat markkinoinnin toimenpidekaaoksen

Oletko kova laatimaan todo-listoja? Tai rakastatko uutta, puhdasta listaa, joka näyttää siltä että kaikki on mahdollista? Minäkin rakastan, mutta vähintään kerran strategiakaudessa olisi terveellistä ruopata koko tehtäväkenttä. Poikkeustilanteessa se on pakollista.


Aiheen purkamisen voisi aloittaa pitkällä jaarituksella liiketoiminnan kanssa yhteisistä tavoitteista, asiakasymmärryksestä sekä sisältöstrategiasta. Mutta skippaan nämä ja siirryn suoraan miinoittamaan työlistoja.

Jos organisaation markkinointikypsyys on alhainen, toimenpiteiden järjestäminen on todennäköisesti arjen tuottavuusteoista tuloksellisin.

Kutsumme tätä miinakenttäprosessia omassa slangissamme työpöytäselvitykseksi. Tässä kirjoituksessa kerron miten teet sen itse, mutta suosittelen lämpimästi, että otat mukaan jonkun ulkopuolisen. Sellaisen ihmisen jolla ei ole tunnesidettä projekteihisi tai toimenpiteisiisi.


Projektin vaiheet ovat:

  1. Listaa

  2. Ryhmittele

  3. Priorisoi

  4. Linkitä

  5. Kommunikoi


Listaa kaikki markkinoinnin tehtävät


Tämä on raakaa työtä, jossa fläppipaperia kuluu. Listaa ensin kaikki työpöydällesi kuuluvat markkinointehtävät. Tässä vaiheessa ei tarvitse ryhmitellä, jaotella tai pohtia tehtävien tärkeyttä, kunhan vaan kaikki saadaan paperille. Listaa seuraavaksi ne tehtävät jotka eivät liity markkinointiin. Muista listata asiat, joita organisaatio odottaa sinulta, mutta joita et ehkä aktiivisesti edistä.

Listaaminen fläpille tai valkotaululle auttaa hahmottamaan tehtäväkirjon paremmin kuin esimerkiksi dokumenttiin tai projektinhallintatyökalun näkymään. Ehkä valtaat tätä tarkoitusta varten neukkarin, jonka seinät voit päällystää todo-listoilla.


Ryhmittele fiksusti


Valitse jokin sellainen ryhmittelytapa, joka ohjaa fiksusti tekemistä. Markkinoinnin työpöytämallia käyttäessämme, palaamme tässä tarkastelemaan yrityksen strategisia hankkeita (jos ne on määritelty). Suosittelen ryhmittelemään tehtävät keskeisten tavoitteiden mukaan, tai asiakasryhmittäin. Kanava- tai välinelähtöinen ryhmittely on vältettävien listalla, sillä se ajaa irrallisuuteen. Uutiskirjeitä ei tehdä uutiskirjeen vuoksi, vaan siksi että kohderyhmälle relevantti asia saadaan kerrottua heille relevantissa kanavassa, oikeaan aikaan. Uutiskirjeet ei siis ole tehtävä, vaan tietylle kohderyhmälle viestiminen on.


Infograafeja ei tehdä siksi että halutaan vääntää tietoa kuvaksi, vaan siksi että tietty informaatio saadaan kommunikoitua tehokkaasti. ”Infograafit” ei siis ole oma tehtävänsä, vaan esim. tiedon visualisointi xx tarpeeseen on.


Tavoitelähtöinen tehtävien ryhmittely voi olla hieman hankalampaa, mutta se paljastaa paljon työpöydällä olevasta massasta. Erityisen paljastavaa on niiden toimenpiteiden määrä, jotka eivät varsinaisesti kuulu minkään tavoitteen alle. Me kutsumme niitä säläksi. Sälälle on oma laatikkonsa työpöydällä. Kokemus kertoo, että markkinoinnin tehtävälistoilla on todella paljon sälää. Tai ns. ”muut tehtävät” -osastoa olevia duuneja.


Priorisoi kovalla kädellä


Tämä on työpöytäselvityksen tärkein ja vaikein vaihe on käsillä. Tee se kokonaan uutena päivänä, kun tehtävälistoja laatiessa virranneen hien huurut ovat haihtuneet. Tässä työssä on myös paikallaan keskustella prioriteeteista esimerkiksi esimiehen tai myynnin kanssa.


Pari tukikysymystä priorisointiin: Miksi tätä tehdään? Miten tätä mitataan? Ovatko lopputulokset arvokkaita suhteessa käytettyyn aikaan? Mitä tapahtuisi, jos tätä ei tehtäisi lainkaan?


Voit käyttää myös erilaisia priorisointimalleja. Yksi helpoimmista on jakaa toimenpiteet must have/should have/nice to have -kategorioihin.


Mielestäni priorisoinnissa on ensin kyse ihmisistä ja sitten tehtävistä. Jos omalla intohimollasi, eteenpäinmenolla ja strategisella kyvykkyydellä on sinulle suuri painoarvo, kannattaa lähteä priorisoimaan vähän enemmän itsestäsi käsin. Olethan se, jonka osaamisen ja hyvinvoinnin kautta tulokset syntyvät.


Pidän todella paljon Saku Tuomisen yksinkertaistavasta ajattelusta ja suosittelen lämpimästi lukemaan hänen pienen kirjansa priorisoinnista. Siinä asiat jaotellaan pieniin ja isoihin, sekä kevyisiin ja raskaisiin. Sen lisäksi että syntyy prioriteetteja, syntyy käsitys aikavaatimuksista. Isojen asioiden käsittelyyn on vain yksinkertaisesti varattava enemmän aikaa ja resursseja. Malli on yksilölähtöinen ja minusta siksi usein kovin käyttökelpoinen. Lisäksi kyseessä on nelikenttä, jota on helppo hyödyntää. Tässä linkki BookBeat-palveluun : Juu ei, pieni kirja priorisoinnista.


Ehkäpä yksi makoisimmista ja markkinoinnille hyödyllisimmistä kirjassa mainituista viisauksista on työelämätutkijan, Berkeleyn Yliopiston professori Morten T. Hansenin kiteytys ”Do less, then obsess”. Tämä ei ole markkinoinnille kovin tyypillistä kun tuota ja tuota ja tuotakin pitäisi tehdä ja osata.


Yksinkertaisen työkalun saat myös Coveyn matriisista, jossa asiat järjestellään nelikenttään tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Tätä työkalua voit käyttää myös lyhyen tähtäimen priorisointiin, esim. viikottain.


Muista: priorisointi on töiden järjestämistä kiireellisyyden mukaan, mutta erityisesti tekemättä jättämisen työkalu. Päätä, mitä et tee. Kun olet valinnut tärkeimmät tehtävät tasolla kerran, tee priorisoinnista kevyt viikkorutiini itsellesi. Pidä tärkeysjärjestys mukana arjessa.


Linkitä kokonaisuuksiksi


Kun hahmotat tehtäväkirjon, olet ryhmitellyt ne fiksuihin kokonaisuuksiin ja valinnut järjestyksen, on aika linkittää tehtävät toisiinsa. Jos olet hahmottanut tekemisen tavoitteiden ympärille, ketjuttaminen on helpompaa.


Linkittämisellä tarkoitan sitä, että esimerkiksi asiakasymmärryksen kerääminen myynniltä linkittyy sisällöntuotantoon ja sisällöt linkittyvät tapahtumiin tai myyntimateriaaleihin, ja niin edelleen.

Linkittämisen puute on yleinen synti. Verkkosivusisältöjen, myyntimateriaalien ja myyjien lähettämien viestien sisällöt eivät kohtaa. Yritys kertoo itsestään kahta tai kolmea eri tarinaa. Niputtamalla tekemiset selkeästi esimerkisi asiakaspidon kokonaisuuden alle ja linkittämällä sisällöt, kanavat ja materiaalit, on helpompaa johtaa kokonaisuutta. Ja mikä tärkeintä, asiakkaan on helpompi hahmottaa meidät.

Vinkki: linkitä tehtävät tagittamalla ne käyttämässäsi projektinhallintajärjestelmässä.

Lopulta tehtäväkokonaisuudet täytyy toki hankkeistaa tai projektoida, aikatauluttaa ja mittaroida. Tai niitä pitää tarkastella, dokumentoida ja kehittää prosesseina, rullaavan arjen juttuina. Mutta mieti sitä myöhemmin.


Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi

Pahnanpohjimmaisena olisi vielä viestintä. Meillä on taipumus olettaa että muut tietävät mitä teemme. Selkeästi paketoitujen kokonaisuuksien kommunikointi ja edistymisen mittarointi noissa raameissa on paljon helpompaa myös niiden kanssa, joilla ei ole mitään käryä sisältöstrategioista, engagementeista tai konversioista.

Kommunikoinnilla tarkoitan luonnollisesti kuuntelemista, yhteistä ymmärrystä ja kertomista. En tiedottamista. Prioriteeteista syntyy varmasti keskustelua, jossa muidenkin mielipiteillä on väliä.

Vielä parempi ratkaisu on tietysti se, että projekteissa ja hankkeissa on mukana myynti, tuotekehitys tai muut asiantuntijat ja kaikilla on yhteinen näkymä. Jos siihen on vaikeaa sitouttaa teillä porukkaa, voisi yhteisestä ohjausmallista olla hyötyä. Se on simppeli tapa johtaa yhteistyötä, ja ihan eri tekstin aihe.

Suhdetoimisto Kram Oy

2330856-9

Tallberginkatu 2 A, 6. krs
00180 Helsinki

 

Laskutustiedot
Saapumisohjeet

Tietosuojaseloste

  • Instagram
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter

© 2020 Suhdetoimisto Kram Oy.